操作表单
使用说明： 本节收录了日常合规运营中所需的填报表单。每个表单均包含字段说明和使用指引。所有表单在正式使用前应经内部法务和合规部门审核。
表单一：利益冲突申报表
表单编号： COI-FORM-001 使用场景： 入职申报、年度更新申报、情形变化时补充申报 申报范围： 所有参与供应商选择、合同审批、价格谈判、绩效评估的员工
第一部分：员工基本信息
姓名：_______________________ 工号：___________________
部门：_______________________ 职务：___________________
直属上级：___________________ 申报日期：_______________
申报类型：□ 入职首次申报 □ 年度定期申报 □ 情形变化补充申报第二部分：利益冲突申报项目
请如实回答以下每个问题。如回答"是"，请在说明栏中提供详情。
| 编号 | 申报项目 | 是否存在 | 详细说明 |
|---|---|---|---|
| 1 | 本人（含配偶、父母、子女）是否在现有或潜在供应商/客户/竞争对手处担任董事、监事、高管或持有股权（≥5%）？ | □ 是 □ 否 | |
| 2 | 本人（含上述亲属）是否在现有或潜在供应商/客户处任职（任何岗位）？ | □ 是 □ 否 | |
| 3 | 本人是否与任何现有或潜在供应商/客户存在未公开的借贷、担保或财务安排？ | □ 是 □ 否 | |
| 4 | 本人是否在过去3年内在现有或潜在供应商/客户处任职（包括顾问、兼职）？ | □ 是 □ 否 | |
| 5 | 本人在与供应商/客户的商业活动中，是否存在可能影响客观判断的其他个人关系或财务利益？ | □ 是 □ 否 |
第三部分：无利益冲突声明
如以上所有问题均回答"否"，请在此处签署：
本人声明上述信息真实准确，目前不存在需要申报的利益冲突情形。如未来情形发生变化，本人将在30天内补充申报。
签名：_______________________ 日期：___________________第四部分：存在利益冲突时的处理（由合规部门填写）
合规部门评估意见：
□ 评估为无实质性利益冲突风险，无需回避，存档备查
□ 存在潜在利益冲突，申报人须从以下事项中回避：_____________
□ 存在实质性利益冲突，需要更换申报人承担相关职责
□ 其他处理意见：_____________
评估人：_____________________ 评估日期：_______________
部门主管确认：_______________ 日期：___________________
合规部门确认：_______________ 日期：___________________表单二：礼品与招待台账（单笔记录表）
表单编号： GH-FORM-001 使用场景： 给予或接受礼品/招待时填写，价值超过[公司阈值，如200元人民币/次]时须填写 提交方式： 填写后提交直属上级审批，留档不少于3年
记录编号：____________（由合规部门/系统分配）
填写日期：____________________
交易类型：□ 给予（Give） □ 接受（Receive）
━━━━━━━━━━ 礼品/招待基本信息 ━━━━━━━━━━
礼品/招待形式：
□ 实物礼品（描述：__________________）
□ 餐饮招待（餐厅/场所：____________）
□ 娱乐活动（类型：_________________）
□ 差旅/住宿安排
□ 其他：___________________________
估计价值（人民币）：__________________
礼品/招待的具体内容说明：_____________
__________________________________
━━━━━━━━━━ 给予方信息 ━━━━━━━━━━
给予方姓名/职务：___________________
给予方所属公司/机构：________________
给予方属于：□ 私营企业员工 □ 国有企业员工 □ 政府/事业单位人员 □ 其他
━━━━━━━━━━ 接受方信息 ━━━━━━━━━━
接受方姓名/职务：____________________
接受方所属公司（如非本公司员工）：_____
━━━━━━━━━━ 业务背景 ━━━━━━━━━━
涉及的业务关系（合同/项目名称）：_____
该礼品/招待发生时，双方是否正在进行商业谈判：□ 是 □ 否
给予/接受的业务理由：________________
__________________________________
━━━━━━━━━━ 审批 ━━━━━━━━━━
填写人签名：________________________
直属上级审批：□ 批准 □ 不批准
上级签名/日期：______________________
如涉及政府人员或价值超过[高级阈值]须合规部门审批：
合规部门审批：□ 批准 □ 不批准
合规审批人/日期：____________________
处理说明（如不批准，礼品处理方式）：___
__________________________________表单三：整改行动计划（CAP）
表单编号： CAP-FORM-001 使用场景： 供应商审核后发现违规项时使用；由采购方合规团队与供应商协商后共同填写
基本信息
CAP编号：_____________________（由采购方分配）
供应商全称：__________________
审核类型：□ CSR □ 环境 □ 安全 □ IP □ 商业道德 □ 综合
原始审核日期：________________ 原始审核报告编号：___________
CAP签署日期：________________
采购方联系人：________________ 电话/邮箱：_________________
供应商CAP负责人：_____________ 电话/邮箱：_________________发现项与整改计划
每个发现项单独填写一行。严重级别：🔴 零容忍/Critical | 🟠 重大/Major | 🟡 一般/Minor
| 编号 | 发现项描述 | 对应准则条款 | 严重级别 | 根本原因分析 | 整改措施 | 负责人 | 完成期限 | 整改验证方式 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | ||||||||
| 4 | ||||||||
| 5 |
如有更多发现项，请增加附页
整改进度跟踪
| 编号 | 中期进度报告日期（T+45天） | 进度描述 | 采购方确认 |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 |
整改关闭确认
完成日期：_____________________
整改关闭方式：
□ 供应商自评报告确认 □ 文件审查确认 □ 现场复查确认 □ 第三方审核确认
备注（未完全整改的说明或豁免原因）：
___________________________________
供应商负责人签字/日期：_____________
采购方合规负责人签字/日期：__________表单四：制裁名单筛查记录表
表单编号： SANC-FORM-001 使用场景： 新供应商准入筛查；现有供应商季度/年度例行筛查；付款前筛查
筛查记录编号：__________________（由系统或合规部门分配）
筛查日期：_______________________
筛查执行人：_____________________ 部门：________________
━━━━━━━━━━ 被筛查主体信息 ━━━━━━━━━━
主体名称（中文/英文）：_____________________________________________
筛查类型：□ 新供应商准入 □ 年度例行 □ 季度例行 □ 付款前 □ 事件触发
被筛查主体的主要股东（≥25%持股）：
1. ___________________ 持股比例：___%
2. ___________________ 持股比例：___%
3. ___________________ 持股比例：___%
被筛查主体的主要高管（CEO/CFO/法人代表）：
1. ___________________________________
2. ___________________________________
付款目的地账户所在银行（适用时）：______________________________
━━━━━━━━━━ 筛查名单范围 ━━━━━━━━━━
□ OFAC SDN名单（含50%所有权规则延伸主体）
□ OFAC其他制裁名单（Sectoral Sanctions Identifications等）
□ 欧盟综合制裁名单
□ 英国OFSI制裁名单
□ 联合国安理会制裁名单
□ 中国商务部"不可靠实体清单"（UEL）
□ UFLPA实体清单（美国强迫劳动相关）
□ 本公司内部禁止往来名单
━━━━━━━━━━ 筛查结果 ━━━━━━━━━━
筛查工具/系统：□ OFAC官网免费检索 □ Refinitiv World-Check □ 天眼查/企查查 □ 其他：____
筛查结论：
□ ✅ 未命中任何制裁名单，可继续
□ ⚠️ 存在模糊匹配（Name Match），需进一步核实
□ 🔴 命中制裁名单，立即升级
如命中或存在模糊匹配，详细描述：
__________________________________
━━━━━━━━━━ 处置与签核 ━━━━━━━━━━
处置措施：
□ 无需处置，存档备查
□ 已进行进一步核实，排除误报（核实说明：____________）
□ 暂停相关业务，已通知法务/合规部门（通知时间：________）
□ 已向OFAC/相关主管机构咨询（咨询记录见附件）
执行人签名/日期：___________________
合规复核人签名/日期（命中时必须）：___________________表单五：供应商矿产申报/不含矿产声明
表单编号： MIN-FORM-001 使用场景： 要求供应商申报其产品是否含有3TG（锡/钽/钨/金）或钴；以及冲突矿产来源信息
声明类型选择
请供应商根据产品实际情况选择以下其中一种声明类型：
声明A：不含矿产声明（适用于产品不含3TG/钴的供应商）
本公司（[供应商全称]）正式声明，我司向[采购方公司全称]提供的以下产品/组件：
产品/组件描述：
______________________________________________
料号/型号（如有）：____________________________
本声明有效期：____________ 至 ____________以上产品在制造过程中不含有任何锡（Sn）、钽（Ta）、钨（W）、金（Au）（统称"3TG"）或钴（Co）成分。本公司对此声明的真实性承担法律责任。如产品成分发生变化，本公司将在30天内通知贵公司并更新本声明。
供应商全称：______________________________
签署人姓名/职务：_________________________
签署日期：________________________________
公章：声明B：含矿产并提交CMRT/COBALT报告（适用于产品含3TG/钴的供应商）
本公司（[供应商全称]）确认，我司向[采购方公司全称]提供的产品含有以下矿产成分：
□ 锡（Sn） □ 钽（Ta） □ 钨（W） □ 金（Au） □ 钴（Co）
产品/组件描述：__________________________
本公司已按要求填写并附上：
□ CMRT（冲突矿产申报模板）版本：______ 填写日期：________
□ COBALT报告模板（钴适用） 填写日期：________
已知冶炼厂/精炼厂（SOR）名称：
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
其中RMAP/RMI认证冶炼厂比例：约____%
原产地来源：
□ 不含来自CAHRA地区（刚果民主共和国及毗邻国家）的矿产
□ 含来自CAHRA地区的矿产，已按OECD DDG五步法进行尽职调查（DD程序描述见附件）供应商全称：______________________________
签署人姓名/职务：_________________________
签署日期：________________________________
公章：表单六：知识产权事件报告表
表单编号： IP-INC-001 使用场景： 供应商发现或怀疑本公司IP被侵犯、技术文件泄露、或自身IP被侵权时使用 提交时限： 发现后24小时内电话通知，72小时内提交书面报告
报告编号：________________________（采购方填写）
报告提交日期：____________________
供应商全称：______________________
事件发现日期：____________________
报告提交人姓名/职务：______________ 联系电话：__________
━━━━━━━━━━ 事件基本描述 ━━━━━━━━━━
事件类型：
□ 疑似技术文件/商业秘密泄露（来源：□ 员工带出 □ 系统入侵 □ 其他）
□ 发现疑似仿冒本公司产品
□ 发现疑似标外（未授权）生产
□ 收到第三方知识产权侵权指控
□ 发现分包商违规接触本公司技术文件
□ 其他：_________________________
事件发现经过（请简述发现该事件的时间、地点、方式）：
______________________________________________
______________________________________________
涉及的本公司IP类型：
□ 产品设计图纸/CAD文件 □ 工艺参数/配方 □ 商标/品牌标识
□ 软件代码 □ 客户数据 □ 其他：___________
估计影响范围（如知道）：
□ 内部（供应商内部） □ 已流向第三方 □ 已出现在市场上
影响程度描述：_________________________________
━━━━━━━━━━ 已采取的紧急措施 ━━━━━━━━━━
□ 已保全相关证据（截图/日志/实物）
□ 已暂停相关人员的系统访问权限
□ 已通知内部管理层
□ 已向公安/司法机关报案（报案编号：_________）
□ 其他措施：__________________________________
━━━━━━━━━━ 采购方待办 ━━━━━━━━━━（由采购方填写）
收到报告时间：__________________________
采购方初步应对措施：____________________
是否需要启动法律程序：□ 是 □ 否 □ 待评估
跟进负责人：____________________________表单七：财务预警升级申请表
表单编号： FIN-WARN-001 使用场景： 当供应商的财务评估结果触发预警指标时，由采购/合规团队发起，用于正式记录并启动升级程序
申请编号：________________________
申请日期：________________________
申请人姓名/部门/职务：_____________
供应商全称：______________________
当前DD级别：□ Level 1 □ Level 2 □ Level 3
━━━━━━━━━━ 预警触发指标 ━━━━━━━━━━
以下指标中，请勾选触发本次升级申请的信号：
□ Altman Z-Score 从 ____ 降至 ____（进入灰色区<2.99 / 危险区<1.81）
□ DSO（应收账款周转天数）在过去_____个月内从____天上升至____天
□ 经营现金流/净利润比值降至 ____（低于0.5的警戒值）
□ 流动比率降至 ____（低于1.0的危险值）
□ 银行授信使用率上升至 ____%（超过80%的预警线）
□ 已知主要银行收回或压缩贷款授信
□ 主要客户（营收>20%）削减订单或延长账期
□ 供应商主动告知出现财务困难
□ 媒体/市场负面报道涉及供应商财务状况
□ 审计意见由无保留改为有保留/保留意见
━━━━━━━━━━ 拟议升级行动 ━━━━━━━━━━
□ 升级至 Level 2 DD（增强评估）：要求提交经审计财务报告+管理层访谈
□ 升级至 Level 3 DD（深度评估）：第三方财务审计+UBO核查+法律顾问介入
□ 升级至 Level 4（危机响应）：48小时内启动紧急评估+预付款评估+替代供应商搜寻
━━━━━━━━━━ 相关采购方风险 ━━━━━━━━━━
当前对该供应商的未结算预付款金额：_____________元
当前在制/在途订单总金额：_________________元
替代供应商就绪情况：□ 有就绪的替代供应商 □ 正在开发中 □ 尚无替代
━━━━━━━━━━ 审批 ━━━━━━━━━━
采购部门主管批准：____________________ 日期：_________
合规/风险部门批准：____________________ 日期：_________
如升级至Level 4，须高管批准：___________ 日期：_________